Bestyrelsens arbejde i E/F Frankrigshuse

Vi har en aktiv bestyrelse i foreningen og meget af det arbejde bestyrelsen varetager, er ikke synligt i hverdagen.

Her følger en beskrivelse af, hvad bestyrelsens tid går med. Både som oplysning til alle ejere i foreningen - og som information til dig, der overvejer at stille op til bestyrelsen.

Bestyrelsens tilgang generelt

Ejerforeningen Frankrigshuse er en stor forening med 234 lejligheder. Bestyrelsen arbejder ud fra et fokus på “det nære fællesskab” og selvfølgelig altid med udgangspunkt i foreningens vedtægter.

Vi tror på, at det er vigtigt, at foreningens bestyrelse er aktivt involveret i alt hvad der foregår i foreningen. Bestyrelsens medlemmer skal derfor alle bo i foreningen, hvilket sikrer føling med, hvad der foregår i foreningen og lokalområdet.

Det betyder også, at vi gør os umage for at være synlige, kommunikerende og hjælpsomme i hverdagen. Vi arbejder altid i foreningens interesse på både kort og lang sigt. Hvilket også betyder, at vi prioriterer plads til at tale om idéer og initiativer, der ligger uden for det faste driftsarbejde, så længe det har værdi for foreningen som helhed.

Bestyrelsesmøder

Vi holder bestyrelsesmøde hver 6. uge, og skiftes til at være henholdsvis vært, mødeleder og referent. Værten lægger hus til, og byder på aftensmad 30 minutter før mødestart. På møderne gennemgår vi afsluttede og igangværende opgaver, uddelegerer nye opgaver og taler status for aktive projekter, kommende projekter og foreningsarbejdet generelt.

Kommunikation og kontakt

Vi har valgt selv at stå for foreningens kommunikation med ejere, administrator og håndværkere. Det giver os føling med, hvad der rører sig i foreningen, og giver en naturlig prioritet for, hvor vi skal udvikle vores guides, beboerhåndbog og hjemmeside. 

Det giver os også mere erfaring og indsigt i tilbudsrunder og projektledelse af de projekter vi gennemfører i samarbejde med rådgivere og leverandører.

Vi skiftes til at have ansvaret for at svare bestyrelsesmailen. Hvert bestyrelsesmedlem varetager mailen en måned af gangen. Vi modtager 20-30 mails om ugen, som typisk er fra ejere, der har spørgsmål til renovering, projekter, defekter, ind- og udflytning osv.

Hver måned skriver vi Nyt fra Bestyrelsen, der udkommer på hjemmesiden og på print i opgangene i starten af måneden.

Foreningen har en facebookgruppe, hvor bestyrelsen deltager som menige ejere. Det er således foreningens facebookgruppe, og ikke bestyrelsens. Vi linker til relevante informationer, men facebookgruppen er ikke en officiel kommunikationskanal fra bestyrelsen til ejerne. Bestyrelsen skal derfor altid kontaktes på mail eller via brev.

Varsler bliver altid sendt direkte til foreningens ejere på den registrerede email.

Daglig drift

Mange daglige opgaver tager vores vicevært sig af, og i bestyrelsen drøfter vi løbende, hvordan de bliver løst. Det er en fast ansvarsperson i bestyrelsen, der har dialogen med viceværten. Det sikrer, at viceværten ved, hvem han skal kontakte, og på samme tid placerer det ansvaret for at følge op på viceværtens opgaver og den kontrakt, der er indgået.

Der er driftsopgaver, som vi i bestyrelsen selv kan håndtere: Kommunikation internt i foreningen, opmærksomhed på vand- og varmesystemer, omfanget af affaldscontainere og storskrald, og at gårdene er velfungerende og fremkommelige.

Vedligeholdelsesprojekter

I bestyrelsen planlægger vi årligt årets vedligeholdelsesopgaver. De mindre opgaver indhenter vi selv tilbud på og samarbejder så med den valgte håndværker eller leverandør om opgaven udføres rettidigt og i aftalte kvalitet. Ved større opgaver allierer vi os eksterne rådgivere, så vi er sikker på at alle aspekter er taget med.

Økonomi og forsikring

Vi fører løbende kontrol med fakturaer, som to bestyrelsesmedlemmer altid skal godkende. Op til en generalforsamling holder vi et budgetmøde med vores ejendomsadministrator, hvor vi gennemgår hele foreningens regnskab.

Vi er en forening med et stort driftsbudget, og derfor bestræber vi os på at udøve god og proaktiv planlægning, så vi så vidt som overhovedet muligt, kan håndtere udskiftning af fx vandrør og faldstammer løbende som en del af vores vedligeholdsbudget, frem for at det bliver et projekt, som der skal lånes penge til at gennemføre.

Forud for budgetmødet, har vi derfor i bestyrelsen taget stilling til foreningens tilstand og prioriteret, hvilke større projekter, der bør prioriteres i budgettet.

Vi er ekstra opmærksomme på foreningens husforsikring ift. hvilke skader, der sker på bygningen og hos beboerne, og som er omfattet af policen. Dette, for at sikre, at forsikringen dækker korrekt, og at vi opnår lavest mulige præmie.  Når der kører en forsikringssag, bliver der udpeget en ansvarlig i bestyrelsen, som er i dialog med forsikringsmægler og den/de ejere, der er involveret i skaden. 

Øvrige opgaver

Ud over de faste drifts- og vedligeholdelsesopgaver, er der også andre typer af opgaver. Det er alt fra konsekvenser og bortskaffelse af efterladt affald i en kælder, dialog om klager i forhold til brud på husorden eller ændringer i lokalområdet, som påvirker foreningen.

Gårdlauget

Vi deler den store gård ved blok 2 med naboforeningen E/F Hollændervænget, og derfor har vi et fælles gårdlaug. Vores bidrag vægter med 2/3 og E/F Hollændervænget vægter 1/3. Vi har således to bestyrelsesmedlemmer i gårdlaugsbestyrelsen, der består af tre medlemmer.

I gårdlauget deler vi udgifter til viceværtens gårdopgaver og alt hvad der ellers har med gården at gøre inklusiv beplantning og gartneropgaver, indkøb af legetøj, grill osv. 

I gårdlauget må man også gerne komme med forslag til fælles aktiviteter eller indkøb, som kan bidrage til fællesskabet og den gode stemning mellem de to foreninger.